Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку

Содержание

Предисловие

Почему появилась эта книга? Вместо введения

Часть 1. Вы решили провести конференцию

Что организуем? Классификация

Кто организует?

Рабочая группа

Выбор партнеров

«Руководящие органы»

Разрабатываем общую концепцию мероприятия

Выбор цели

Состояние рынка

Конкурентная среда

Определение масштаба

Название мероприятия

Тематика мероприятия

Определение целевых групп

Место и время проведения

Бизнес-планируем

Каким быть бизнес-плану?

Кадры решают все

План-график

Управление проектом

Откуда деньги? Бюджет мероприятия

Источники финансирования

Определение условий участия в мероприятии

Работа со спонсорами

Основные статьи расходов

Начинаем подготовку

Адресная база — залог успеха

Буклет или информационное письмо?

Фирменный стиль

Кто вам поможет?

Выставка + конференция, или наоборот?

Реклама — двигатель торговли

Взаимодействие со СМИ

Использование сети Интернет

Не забудьте

Часть 2. Пора действовать

Рассылать или звонить?

Составляем программу

Держим руку на пульсе

Издаем труды

Не забываем про мелочи

Культурная программа

Не заседаниями едиными

На чем поедем?

Все мы — немного дети

Бумага. Бумага! Бумага?

На конференции все должно быть прекрасно

И снова о кадрах

Поговорим о технике

Компьютеры

Видеопроекторы

Экраны

Освещение

Звукоусиление

Синхронный перевод

Стенографирование

Диктофоны

Аудио- и видеоконференции

И это еще не всё

Немного о безопасности

Проблема информационной безопасности

Последние приготовления

Продолжаем работать со СМИ

Готовим пресс-конференцию

Что такое пресс-релиз?

Проводим пресс-конференцию

Другие варианты

Часть 3. Ну, поехали

Начнем с банкета

Клиент всегда прав

Встречаем гостей

Регистрируем участников

Продолжаем работать

Как относиться к жалобам?

Советы участникам

Конференция закончилась. Что дальше?

Мы едем, едем, едем…

Не уставайте благодарить

И опять СМИ

Разбор полетов

Заключение

Приложения

Часть 1

Вы решили провести конференцию

Как много дел считались невозможными, пока они не были осуществлены.
Плиний Старший

Все мысли, которые имеют огромные последствия, всегда просты.
Л. Толстой

Первичная цель любого бизнеса — прибыль. Она формируется в результате продаж, которые, в свою очередь, являются результатом контактов. Поэтому количество конференций как средства коммерческой коммуникации во всем мире стремительно увеличивается.

Многие компании рассматривают рынок event-услуг не только с точки зрения потенциальных участников-покупателей, но и в качестве основных игроков-организаторов. Все чаще семинар, конференция и т. п. используются как важная составная часть комплекса маркетинга компании либо как средство получения дополнительного дохода. Однако многие, выходя на этот рынок, не представляют всего огромного объема работ, который необходимо выполнить, чтобы в конце концов добиться успеха.

Многие еще в старые, докапиталистические времена участвовали в подобных мероприятиях: кто — в научных, кто — в комсомольских, партийных или профсоюзных.

И как-то все это выглядело легко и просто. Собрались, «потусовались», кто-то выступил, задали вопросы, обсудили, приняли решение, отметили это дело и разошлись-разъехались. Работа организаторов обычно оставалась «за кадром».

Как любая сфера бизнеса, организация семинара, конференции, форума и т. п. имеет общее и частное.

Общее вполне понятно. Это — цель (заработать денег, продвинуть свою компанию на рынке, раскрутить какой-то товар и т. п.), средства ее достижения (формирование бюджета, реклама, организация продаж, бухгалтерская отчетность и т. д.), план действий и его реализация. Об этом мы, разумеется, тоже поговорим далее.

Однако в этой сфере предостаточно и частного. Именно этому аспекту постараемся уделить главное внимание.

Давайте же «заглянем за кулисы» и последовательно пройдемся по всем этапам этого нелегкого, на самом деле, пути: от замысла — до во¬площения.

Что организуем? Классификация

Много хлеба бывает и на ниве бедных, но некоторые гибнут от беспорядка.
Книга Притчей Соломоновых, гл. 13, стих 24

Вначале разберемся, что и для чего вы хотите (и можете) провести.

Для наукообразия начнем с классификации. В основе любой из них лежат признаки, по которым объекты относят к той либо иной группе (классу). Эти признаки могут быть различными, следовательно, и классифицировать мероприятия можно также по-разному.

Начнем с исторически закрепившихся терминов, обратившись, например, к Энциклопедическому словарю или к Толковому словарю русского языка. Хотя бы для того, чтобы вы, собрав у себя на фирме два десятка гостей, не смешили людей и не называли это собрание форумом.

Эти термины определяют форму мероприятия.

Ассамблея (фр.) — собрание.

Коллоквиум (лат.) — научное собрание, на котором заслушиваются и подробно обсуждаются доклады на определенную тему.

Конгресс (лат.) — большой съезд, крупное совещание, как правило, международного характера.

Конференция (лат.) — собрание, совещание представителей каких-либо организаций, групп, а также отдельных лиц для обсуждения опре¬деленных вопросов.

Семинар (лат.) — групповые занятия для какой-либо специальной подготовки либо для повышения квалификации.

Симпозиум (лат.) — совещание (часто международное) по какому-либо научному вопросу.

Съезд — собрание представителей каких-нибудь организаций или групп населения.

Фестиваль (лат.) — массовое празднество, широкая общественная праздничная встреча, показ достижений в какой-либо сфере искусств.

Форум (лат.) — массовое, представительное собрание, съезд.

Позднее появились такие, ставшие распространенными, виды деловых встреч, как биржи контактов, круглые столы, мастер-классы, семинары-презентации, тренинги и др.

Биржа контактов — способ оперативного установления новых деловых (обычно международных) связей, при котором заранее объявляется о прибытии представителей какой-либо отрасли, региона, страны и т. п., собираются сведения о желающих познакомиться с ними и составляется достаточно краткое во времени расписание встреч-знакомств.

Круглый стол — форма обсуждения какой-либо проблемы, где ведущий (так называемый панелист) обозначает суть проблемы, различные точки зрения и подходы для ее решения, а затем предоставляет возможность высказаться участникам (обычно заранее подготовленным) и комментирует эти выступления.

Мастер-класс — демонстрация какой-либо технологии или умения мастером своего дела.

Семинар-презентация — представление какого-либо товара или фирмы для ознакомления и последующего всестороннего обсуждения.

Тренинг — семинар, на котором главное внимание уделяется практическим занятиям с обучаемыми с целью выработки и закрепления каких-либо навыков.

В последнее время стала популярной такая форма общения, как деловые завтраки, или ланчи. Снимается хороший ресторан, накрываются столы, за которыми рассаживаются участники мероприятия. В качестве спикеров приглашаются серьезные бизнесмены (обычно их бывает 3–5 чел., чтобы не перегружать программу), которые высказывают свое мнение, делятся опытом в рамках какой-либо актуальной проблемы. Далее идет непринужденная беседа. Помимо получения интересной информации участники, как правило, заводят при этом новые деловые связи. Да и «кушать хочется всегда».

Наконец, появились совсем уж «хитрые» мероприятия, которые рассчитаны лишь на человеческое тщеславие. Например, мне неоднократно попадались приглашения приблизительно следующего содержания: «Уважаемый Александр Александрович! В рамках Международной имиджевой программы “Лидеры XXI столетия” Вы представлены на соискание Международной награды “Лавры Славы” — за профессиональные достижения в современном мире и вклад в интеллектуальное развитие общества. Вручение наград состоится в “Президент Отеле” (г. Москва) на совместной встрече руководителей Европейской Ассоциации бизнеса (Великобритания), Международного Конгресса промышленников и предпринимателей (Россия), Ассамблеи деловых кругов (Россия, Украина) с лидерами российского бизнеса, науки и культуры». А есть еще и такие награды, как «Золотой Меркурий», «Золотой Ягуар», «Святая София».

Достаточно?

Все это на красивом бланке, со всякими вензелями. Среди уже испеченных лауреатов упоминаются разные известные люди. Адресат может прослезиться от гордости за оказанную честь.

И только где-то в самом конце мелким шрифтом прописано, что для получения искомой награды следует лишь позвонить по указанным телефонам и обговорить размер вашего денежного взноса «за участие в церемонии награждения».

Ну, об этом я написал скорее из стремления к полноте изложения. Хотя мероприятие названо встречей, на мой взгляд, оно ближе к тем, что организовывал небезызвестный Остап Ибрагимович. Хотя — оста¬вим без комментариев. Вполне возможно, кому-то такие события нравятся. Например, организаторам.

В английском языке широко используется термин event, который обычно переводится как событие. Термин удачный, поскольку фактически объединяет все те понятия, которые были перечислены ранее. Мы чаще будем использовать, как наиболее общий, термин мероприятие.

Все перечисленные события или мероприятия, по сути, являются собраниями, на которых заслушиваются и обсуждаются выступления по каким-то вопросам. Отличия, в основном, заключаются в количестве и в географии участников, масштабности обсуждаемых тем, порядке ведения собрания (например, есть американский, а также немецкий стиль проведения).

Главное — все участники получают возможность пообщаться с коллегами, причем собранными вместе в большом количестве.

Форма проведения мероприятия тесно связана с его масштабом и, соответственно, с уровнем значимости. По этому признаку все они могут быть разделены на: международные, национальные, межрегиональные, региональные, городские (местные), локальные (частные, внутрифирменные). Данный признак определяет как сферу распространения информации о мероприятии, так и географию участников. Обычно международные мероприятия проводятся в достаточно крупных формах (конгресс, конференция, симпозиум), хотя не редкость и международные семинары.

По своему содержанию (или по тематическому критерию) все мероприятия можно разделить на деловые и научные. Хотя, конечно, проходят и разнообразные партийные «тусовки» (съезды, например), но я всегда старался держаться от них подальше. Для общности далее будем их считать разновидностью деловых мероприятий.

На последних обсуждаются проблемы бизнеса, например: возможности получения инвестиций, политика государства или региональных властей в какой-либо отрасли, соответствующая законодательная база, практика работы компаний, наконец, более узкие темы — мотивация сотрудников, организация менеджмента, бухгалтерский и управ¬ленческий учет и т. д. В этом смысле деловые мероприятия можно разделить на две категории: универсальные (общеэкономические) и отраслевые (специализированные).

На научных мероприятиях обсуждаются, разумеется, научные во¬просы.

Однако для организаторов проведение научной конференции также может (и обязано) быть бизнесом, т. е. проведение научной конференции не должно быть убыточным.

Кстати, для многих международных ассоциаций проведение научных мероприятий является одной из основных статей дохода.

Например, самая известная и крупнейшая в мире ассоциация специалистов в области радиоэлектроники IEEE проводит не менее 300 конференций ежегодно. При этом организация получает доход с каждой из них в основном за счет использования своей торговой марки.

Обычно деловые мероприятия короче научных, их стандартная длительность — 1–2 дня. Научные порой растягивают на 4–6 дней (с учетом культурной программы).

У этих двух категорий обычно существенно различаются принципы формирования списка выступающих.

Для формирования программы научной конференции нужно, как правило, сделать следующие шаги:

  • объявить о проведении конференции;
  • широко разослать приглашения к участию в ней;
  • из числа ведущих ученых создать программный комитет, который рассмотрит поступившие отклики и отберет наиболее интересные заявки;
  • в итоге, составить программу.

Аудиторию научной конференции составляют выступающие (они выслушивают своих коллег), а также все, кто не попал в докладчики, но изъявил желание (оплаченное, конечно) побывать на мероприятии. Как правило, количество желающих выступить бывает столь велико, что участников без доклада и не принимают.

Для выступления на деловой конференции обычно докладчиков приглашают целенаправленно, из числа наиболее интересных людей в заданной сфере бизнеса. В зале при этом сидят, в основном, только слушатели. По сути, формирование программы деловой конференции сродни созданию концертной программы. Если у вас выступают корифеи, то и публика будет ломиться. Поэтому при организации меро¬приятия в таком формате часто приходится платить докладчикам.

Может быть и другой вариант — выступающие буквально покупают право сделать доклады, которые в этом случае имеют, чаще всего, рекламный характер. Здесь уже программа формируется по принципу «кто платит, тот заказывает музыку».

Можно вводить менее важные критерии классификации мероприятий, например, по месту, по способу и по частоте проведения. В первом случае мероприятия могут быть местными или выездными, т. е. проводимыми за пределами региона или страны фирмы-организатора. Во втором случае мероприятия разделяются на те, которые проводятся постоянно в одном месте, и на «путешествующие», когда каждый раз выбирается новое место проведения (так называемый «деловой», или инсентив-туризм). Наконец, мероприятия могут быть единичными, ежегодными и периодическими (проводимыми каждые 2–3 года).

Еще одна важная возможность классификации основывается на критерии, который, в свою очередь, определяет ваше отношение (точнее, вашей фирмы) к мероприятию. Ваша компания может быть:

  • заказчиком мероприятия;
  • организатором собственного мероприятия, цель которого — презентация какого-либо вашего товара или самой фирмы;
  • организатором мероприятия, проводимого по чьему-либо заказу;
  • наконец, организатором своего мероприятия, проводимого ради получения прибыли.

В первом и во втором случаях вы, разумеется, несете расходы на подготовку и проведение события. В последних двух ваша компания уже относится к категории фирм, для которых организация мероприятий является основным видом бизнеса. Однако четвертый вариант является, пожалуй, самым общим для всех, поскольку именно в этом случае наиболее полно проявляются все стадии и элементы процесса подготовки мероприятия.

Поэтому далее мы будем рассматривать, главным образом, эту последнюю ситуацию, когда вы решили зарабатывать путем проведения своих собственных деловых мероприятий. Все остальные случаи можно «уложить» в эту схему «с запасом».

Необходимо заметить, что «на ровном месте» подобный бизнес обычно не начинается. К нему приходят, захватив достаточно прочные позиции в какой-то сфере бизнеса (при этом организация конференций служит не только получению прибыли, но и продвижению компании), занимаясь консультированием в какой-либо отрасли и т. п. Часто к такому бизнесу приходят фирмы — организаторы специализированных выставок.

Несмотря на многообразие различных мероприятий, все они подчиняются основным законам бизнеса. Чтобы мероприятие удалось, нужно понять эти законы и затем применить их в конкретной ситуации. Рассмотрением этих ситуаций мы далее и займемся.

Кто организует?

Если будешь не ленив, то, как источник, придет жатва твоя; скудость же далеко убежит от тебя.
Книга Притчей Соломоновых, гл. 6, стих 11

Рабочая группа

У того, кто ничего не делает, всегда много помощников.
Л. Толстой

Хорошо известно, что любое дело начинает продвигаться, если им занимается человек, заряженный на результат, «моторчик», который относится к делу неформально, с желанием выполнить его как можно лучше. Если посмотреть на это с другой стороны, например, со стороны руководителя компании, которая занимается организацией конференции, то для реализации подобного дела нужен ответственный, т. е. менеджер проекта. Чтобы потом было с кого спросить за результат. Да и кто-то же должен «начать».

На мой взгляд, если подобного человека, увлеченного какой-либо конкретной темой, нет, то лучше и не начинать проект. Скорее всего такой проект «завалится».


Пример из жизни

В 1999 г. было образовано Некоммерческое партнерство «Конгресс-Бюро Санкт-Петербурга». Основными задачами партнерства были объявлены:

  • продвижение Санкт-Петербурга на рынке event-услуг;
  • привлечение в свой город event-мероприятий и содействие в их проведении;
  • развитие event-туризма;
  • проведение собственных мероприятий;
  • организация участия в зарубежных мероприятиях.

Идея была весьма интересной и полезной. Основной отличительной чертой партнерства его организаторы полагали создание полной, законченной технологической цепочки по подготовке и проведению мероприятий. Она формировалась из различных компаний, входящих в партнерство, каждая из которых оказывала свой комплекс услуг (логистических, переводческих, транспортных, рекламных и т. д.). Причем в партнерство вошли фирмы, действительно лидирующие в своих секторах рынка, хорошо зарекомендовавшие себя.

К сожалению, большая часть этих намерений оказалась нереализованной. Основной тому причиной было отсутствие какой-либо заинтересованности и поддержки со стороны городской администрации. Но, на мой взгляд, это произошло еще и потому, что не нашлось лидера, того самого «мотора», не просто заинтересованного в доведении этого проекта до конца, а преданного идее профессионала, энтузиаста. Только такой человек смог бы реально сплотить руководителей отдельных фирм — членов партнерства, довести до практических дел продекларированные цели.

Еще раньше нечто подобное, названное некоммерческой ассоциацией «Московское конгресс-бюро» (Moscow Convention Bureau), создавалось в столице. По замыслу организаторов, оно должно было выполнять, в основном, маркетинговые функции и «продавать» Москву как место для проведения крупных международных мероприятий. При этом также предполагалось объединение усилий городских властей и коммерческих организаций для их подготовки и проведения. Результат, насколько мне известно, тот же, что и в Санкт-Петербурге.


Если мероприятие достаточно крупное, особенно с привлечением сторонних организаций, то каждый партнер делегирует своего представителя (менеджера проекта) в общее дело. Таким образом формируется так называемая рабочая группа. Именно она является тем двигателем, который должен вытянуть весь проект.

Формирование рабочей группы — очень важный момент, поскольку именно от нее, от отношения ее участников к делу, зависит, в значительной мере, конечный успех или провал.

Не забудьте, разумеется, что в такой группе должен быть определен руководитель. Как правило, им становится либо наиболее опытный член рабочей группы, либо ответственный представитель из ведущей фирмы-организатора, имеющий право принимать решения.

Именно рабочая группа должна реализовать самый важный и самый тяжелый первый этап подготовки мероприятия.

Рабочая группа подбирает партнеров; кроме того, она должна сформировать главный руководящий орган мероприятия — Организационный комитет.

Ей необходимо если не выработать, то отшлифовать ключевые идеи, разработать концепцию мероприятия.

Наконец, после этого она тянет весь воз задач, которые нужно решить для того, чтобы мероприятие успешно состоялось.

Выбор партнеров

Человек по своей природе есть существо общественное.
Аристотель

Хороший советник лучше любого богатства.
Сократ

Говоря о партнерах, следует учитывать, что под этим термином кроется несколько категорий организаций.

Во-первых, партнерами могут быть такие же компании, что и ваша фирма, т. е. профессиональные организаторы мероприятий. В идеале лучше обходиться без них, поскольку все подобные однотипные фирмы являются, конечно, конкурентами, и неизвестно, как сложатся ваши взаимоотношения в будущем, особенно в случае успешного мероприятия. Разумеется, такие альянсы следует обставлять соответствующими договорами, но все же… «Береженого Бог бережет». Однако бывают ситуации, когда без них не обойтись.


Пример из жизни

Мне доводилось участвовать в подготовке международных (российско-британских или российско-германских) деловых конференций. Это было особенно популярно накануне 300-летия Санкт-Петербурга. При этом приходилось трудиться в партнерстве с фирмами, имеющими хорошие контакты и опыт работы в Англии или Германии. Они формировали свою, зарубежную часть, а наша сторона — российскую (имеется в виду подбор докладчиков и привлечение участников).


В подобных случаях нужно заранее скрупулезно оговаривать права и обязанности обеих сторон. Иначе легко перейти к конфликтам.

Конкурент может стать партнером и в случае, когда каждая из сторон имеет в своем багаже приблизительно равные по уровню традиционные мероприятия со схожей тематикой. В такой ситуации иногда предпочтительнее не «бодаться», а договориться об альянсе.

Во-вторых, партнерами могут быть организации или фирмы, работающие в той отрасли, в рамках которой формируется мероприятие.

Наиболее часто такими партнерами становятся вузы, отраслевые НИИ и профессиональные ассоциации, поскольку там легче всего найти подходящих консультантов — отраслевых специалистов. Кроме того, в таких организациях обычно имеются неплохие базы данных о потенциальных участниках мероприятия.

И в этом случае нужно быть достаточно внимательным к договорной части взаимоотношений, поскольку исторически сложилось, что вузы и НИИ привычны к организации всякого рода конференций и семинаров. Там есть множество работников, которые уже давно умеют грамотно решать такие задачи. И если вы породили успешный проект, то нет гарантий, что через год-другой вам не скажут классическое, что «с этим делом мы справимся и без вас».

Следующая, третья категория партнеров — это учреждения различных ветвей власти (законодательной, исполнительной, федеральной, региональной, городской и т. д.). Наличие таких партнеров (особенно министерств, ведомств и т. п.) в вашем мероприятии придает ему, безусловно, дополнительный вес, поскольку это служит некоторой гарантией, что в событии примут участие представители данных властных структур. Обычно это интересует многих участников, особенно когда ожидается присутствие крупных фигур, с которыми в обычной жизни встретиться не так-то просто.

Кроме того, подобные партнеры всегда имеют в своем бюджете средства на организацию каких-либо мероприятий. Ваша задача — договориться о том, чтобы кусок из этого пирога оказался на вашем столе.

Однако и заполучить таких партнеров всегда бывает непросто. Подобных просьб-приглашений поучаствовать где-либо в качестве партнера-соорганизатора поступает довольно много, и далеко не все из них удовлетворяются. Тут многое зависит, конечно, от уровня ваших контактов.

Кстати, никогда не объявляйте подобные учреждения партнерами на основе устных заверений, особенно обещаний не от первых лиц. Обязательно получите письменное согласие. Иначе всегда есть вероятность попасть в неловкое положение самозванца и сильно испортить отношения.

Наконец, существует еще одна, достаточно важная, категория партнеров, которые опять же легко могут оказаться в дальнейшем и конкурентами. Речь идет о компаниях, работающих на рынке информационных услуг, т. е. об информационных агентствах, профессиональных и аналитических изданиях, теле- и радиопрограммах, компаниях, обладающих мощными интернет-проектами, консалтинговых фирмах и т. п.


Пример из жизни

Хорошо известный журнал «Эксперт» (www.expert.ru), обладая мощным рекламным ресурсом, несколько лет назад начал организацию собственных конференций. Популярная газета «Деловой Петербург» (www.dp.ru) создала подразделение, которое регулярно организует семинары и конференции. Все они обладают большими рекламно-информационными возможностями, с одной стороны, и сами нуждаются в информационных услугах в смежных областях — с другой.


После формирования списка всех партнеров-организаторов пора переходить к персоналиям.

«Руководящие органы»

Настоящих буйных мало — вот и нету вожаков.
В. Высоцкий

Кроме рабочей группы, т. е. рабочей лошадки, которая тянет весь воз проблем, связанных с подготовкой мероприятия, любое достаточно крупное мероприятие имеет еще несколько «органов власти».

Обычно это — Организационный комитет (как его называют Оргкомитет) и Программный комитет. Реже возникают дополнительно различного рода Президиумы, почетные Президиумы и т. п. Послед¬ние появляются, правда, не столько из деловых, а скорее из «политических» соображений.

Оргкомитет стараются составить из наиболее крупных, весомых фигур из заданной сферы проблем или из определенной отрасли. Включение таких лиц в Оргкомитет еще в большей степени, чем перечень партнеров, служит визитной карточкой мероприятия, мерой его весомости, поскольку, согласившись на присутствие в Оргкомитете, эти люди с большой степенью вероятности примут участие в мероприятии. Чем крупнее фигуры в Оргкомитете, тем, естественно, солиднее мероприятие.

Однако кроме функций приманки, рекламы мероприятия Оргкомитет может послужить для решения и других проблем, особенно связанных с формированием программы делового мероприятия и финансирования.

Одно дело, когда вы сами как член рабочей группы будете приглашать для выступления какую-либо важную персону (если еще сможете до нее добраться), а другое дело, когда этой персоне позвонит член вашего Оргкомитета и скажет запросто: «Слушай, Петрович, тут ребята хорошее дело затеяли, нужно выступить. Договорились?» — а потом еще и добавит: «Хорошо бы им еще и денег подкинуть».

Заставить Оргкомитет активно работать — задача руководителя рабочей группы. Поэтому он обычно одновременно является и членом Оргкомитета.

Идеально, если в ходе подготовки вам удастся провести 2–3 заседания Оргкомитета. На первом — изложить суть мероприятия и поставить задачи. На следующем — проверить ход выполнения, напомнить о себе. Наконец, подвести итоги подготовительной работы, что-то подправить. А главное — заручиться заверениями членов Оргкомитета об их присутствии на самом мероприятии.

Оргкомитет возглавляет председатель (или сопредседатели, если в Оргкомитете присутствует несколько равнозначных фигур и не хочется никого обидеть). У председателя, как правило, есть несколько заме¬стителей.

Важная роль председателя — подписывать различные письма в адрес потенциальных докладчиков, спонсоров и т. п. О таких письмах мы еще поговорим далее.

Программный комитет формируется обычно только при подготовке научных мероприятий из числа наиболее серьезных, эрудированных ученых. Его основная функция — рецензирование и отбор присылаемых докладов. Задача членов Программного комитета — не пропустить докладчиков со слабыми выступлениями. Кроме того, они должны выстроить последовательность выступлений, т. е. составить программу, что также не просто. Здесь приходится учитывать значимость докладов, их взаимосвязанность, амбиции докладчиков и многие частные обстоятельства.

В деловых мероприятиях роль Программного комитета чаще играет рабочая группа, реже — Оргкомитет.

Теперь, когда понятно, кто организует мероприятие, следует разобраться, а что же будем организовывать. В связи с этим необходимо рассмотреть принципы построения общей концепции мероприятия.

 

В предлагаемой книге доступно и профессионально рассказывается о методах подготовки и проведения семинаров, конференций, конгрессов, выставочных программ. Содержание полностью повторяет последовательность решений, принимаемых в таких случаях: определение формата мероприятия, решение вопросов с финансированием, собственно организация события и т. д.: автор учитывает все нюансы и мелочи. В приложениях представлены различные типовые формы необходимых сопроводительных документов, что делает книгу удобным инструментом для практиков. Книга рассчитана на специалистов в области PR, продвижения и маркетинга, а также на координаторов мероприятий и event-менеджеров. Она также будет интересна и полезна сотрудникам организаций любых форм собственности и студентам соответствующих специальностей вузов.