Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management

Оглавление

От издателя
От автора
Предисловие
ПРОВЕДЕНИЕ. Координация и логистика вашего мероприятия
ПРИЧИНА. Определение целей и задач мероприятия
ПОДГОТОВКА. Исследования и другие предварительные работы
ПРОГРАММА. Идеи по проведению вашего мероприятия
ПЛАНИРОВАНИЕ. Составление плана работ
ПАРТНЕРЫ И ПОДРЯДЧИКИ. Кто вам необходим и кто может помочь при подготовке мероприятия
ПОМЕЩЕНИЕ. Выбор места проведения мероприятия
ПЕРСОНАЛ. Как можно организовать вашу команду
ПРОБЛЕМЫ. Риск-менеджмент мероприятий
ПРОДВИЖЕНИЕ. Способы привлечения внимания к вашему мероприятию
ПРОДАЖИ. Реклама, PR и другие инструменты продаж вашего мероприятия
ПРИБЫЛЬ. Финансовое управление мероприятиями и все, что с этим связано
Послесловие

ПРОДАЖИ. Реклама, PR и другие инструменты продаж вашего мероприятия

Очевидно, что мероприятие следует рекламировать, чтобы оно выполнило поставленные организаторами задачи. Как мы говорили, они могут быть весьма различны, но одна из наиболее очевидных и универсальных целей рекламы — собрать аудиторию участников мероприятия.

В зависимости от вашей цели планируйте бюджет, средства и носители рекламы.

Далее определите, каков будет посыл в вашей рекламе. Вы хотите с ее помощью:

— информировать?
— убеждать?
— напоминать?
— поддержать?
— заинтриговать?
— спровоцировать?
— что-то другое?

Когда вы ответите на эти вопросы, вам станет яснее, как именно рекламировать то или иное мероприятие, в каком ключе готовить рекламный текст, какие аргументы использовать. Учитывайте мотивы ваших возможных участников. Давайте обещания, которые исполнит ваше мероприятие.

Если вам тяжело придумать рекламу для вашего продукта — нужно менять продукт. Удачная идея мероприятия в разы повышает эффективность маркетинговой деятельности.

Определение темы и названия мероприятия

Сначала определите тему и название вашего мероприятия. Не делайте их безликими, придумывайте для них тему или яркое название (или и то и то).

Впишите мероприятие в общую стратегию поведения вашей компании. Выбранная тематика должна побуждать участников узнать больше о продвигаемом на рынок продукте или услуге и соответствовать вашим целям.

Название мероприятия должно звучать достаточно заманчиво и изначально мотивировать всех участников. Очень часто люди читают только заголовок, только большие буквы вашего объявления или буклета. Заголовок запоминается лучше всего, поэтому поместите туда броское название вашего мероприятия. Если оно заинтересует — остальной текст будут читать. Если нет — как бы гениально вы ни составили рекламный текст, его уже могут и не прочитать, и не запомнят. Описание, которое идет после заголовка, может лишь подтвердить либо охладить интерес, возникший после прочтения названия мероприятия. Постарайтесь, чтобы они уже несли необходимую информацию о том, что это будет за событие.

Однако тут важно не переусердствовать. Не старайтесь в заголовке объяснить все. Никаких деталей — только самое необходимое.

Хорошие названия: конференция по кредитованию CREDEX, фестивали “НАШЕствие” (фестиваль “Нашего Радио”) и “Максидром” (фестиваль “Радио Максимум”), Nokia Snowboard show, Праздник молодого вина Божоле Нуво и пр. Плохие названия: Конференция “Основные тенденции, перспективы устойчивого развития и взаимодействия ключевых отраслей народного хозяйства на пути к увеличению экспортного потенциала, привлечения иностранных инвестиций и межрегиональной кооперации в свете вступления в ВТО и усиления глобальной конкуренции. Россия — на пороге структурных реформ перед вызовами современного многополярного мира”; корпоративный праздник “по случаю 5-й годовщины основания компании”.

Как проверить название? Покажите название кому-то из коллег и попросите произнести, на какое мероприятие он идет. Скорее всего он произнесет нечто вроде того, что будут говорить участники. “Я иду на Максидром” — звучит нормально. “Я иду на “Основные тенденции” — не очень хорошо.

(Варианты: “Фестиваль воздушных шаров компании X”, “Звездная вечеринка компании Y” и пр., и пр.)

Постарайтесь придумать такое название, которое в перспективе сможет стать брендом. Самый известный среди брендов мероприятий — Олимпийские игры. Среди конференций — Всемирный экономический форум в Давосе (World Economic Forum).

Рекламные каналы

Какие пути можно использовать, чтобы проинформировать о мероприятии?

Прямое обращение (почта, курьерская доставка)

Директ-маркетинг считается одним из наиболее эффективных методов рекламы. К нему можно отнести почтовую рассылку особых пригласительных билетов, буклетов мероприятия и пр.

Как оформить ваши пригласительные? Они могут быть различны как по форме, так и по содержанию. Их делают цветными и строгими, экстравагантными и классическими — в зависимости от вида мероприятия.

Например, для официальных мероприятий существует строгий стандарт: жесткая белая картонка, герб или логотип, черный текст, фамилия приглашенного часто вписывается от руки, чтобы подчеркнуть проявленное внимание и личный характер приглашения. А у флаеров, дающих право прохода на клубные вечеринки и разнообразные party, стандарт совершенно другой: красочность, эпатаж.

Основные элементы, которые должны присутствовать в приглашении:

— обращение (личное или безличное);
— имя организатора и название приглашающей организации;
— дата, время, место проведения мероприятия;
— RSVP (аббревиатура répondez s’il vous plaît — “пожалуйста, ответьте” (франц.)).

Вы можете включить в пригласительный также следующие дополнительные элементы:

— цель мероприятия;
— локальное или международное событие;
— требования к стилю одежды;
— имена известных докладчиков или гостей;
— частота (например, 2-й ежегодный);
юбилей или годовщина;
— информация об ограничении на количестве мест;
— статус приглашаемого (VIP, наблюдатель, приглашение от спонсоров).

Это первая в России книга о технологиях деловых мероприятий, написанная практиком. В ней все, чтобы вы могли провести мероприятие от А до Я великолепно! Включая примеры документов, расчеты, памятки и прочие важные мелочи, которые могут понадобиться организаторам. Автор, Александр Шумович, в течение 12 лет занимается организацией семинаров и конференций и является основателем и директором компании Eventum, так что к его советам стоит прислушаться. Эта книга пригодится как тем, кто только начинает, так и тем, кого есть опыт. Она необходима сотрудникам компаний, которые устраивают мероприятия сами или руководят подрядчиками, и сотрудникам агентств, предлагающих такого рода услуги корпоративным клиентам; она пригодится руководителям и менеджерам по персоналу, маркетингу и PR, а также лицам, интересующимся созданием бизнеса в области event management. 3-е издание.