Переходим на 1С: Бухгалтерию 8.0! Быстрое освоение для пользователей 1С: Бухгалтерии 7.7

Переходим на 1С:Бухгалтерию 8.0!
В. Хомичевская

Глава 1. Подготовка к началу работы

Итак, в ваших рабочих планах значится перевод вашего предприятия на учет с помощью 1С:Бухгалтерии 8.0. При этом вы уже использовали прежде ее предшественницу — 1С:Бухгалтерию 7.7. и хорошо ориентируетесь в ее объектах и интерфейсах. Трудно предположить заочно, каким был ваш опыт ее освоения — все ли удавалось гладко с самого начала или приходилось делать неосознанные ошибки, а потом тратить время и силы на их исправление. Если вы хотите повторить первый вариант и максимально избежать второго при освоении 1С:Бухгалтерии 8.0, то самый верный путь к этому — уделить достаточное время и внимание этапу подготовки к началу работы. Как ни странно, но именно это позволит сэкономить суммарное время на ввод программы в эксплуатацию.

1.1. Стратегия и тактика работы

Любое дело начинается с плана, с того образа будущих действий и планируемых результатов, которые составляют конечную цель. Какую конечную цель можно ставить, если речь идет о внедрении новой автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета? Очевидно, что цель эта — создание в кратчайшие сроки максимально эффективной и максимально информативной системы учета. Столь же очевидно, что среди составляющих этой цели:

- снижение трудоемкости исполнения необходимых бухгалтерских функций;
- актуальность и корректность содержащихся в базе данных;
- сбалансированная структура учетных данных (достаточная детализация аналитических данных при экономической целесообразности их применения);
- минимизация риска потенциальных пользовательских ошибок и, соответственно, минимизация ресурсов на их исправление.

При этом любая новая программа при первом знакомстве может показаться чем-то вроде незнакомой местности, в которой очевидно где-то есть кратчайший и/или наилучший путь, но он не сразу просматривается. Связано это с тем, что не вполне очевидны взаимосвязи между объектами, хотя многие из них уже знакомы по 1С:Бухгалтерии 7.7. Но из них почти все хоть в чем-то, но изменились. Не правда ли, разумнее сначала “проложить трассу” по этому лабиринту с учетом новых “лиц” прежних объектов, новых их взаимоотношений, трассу максимально эффективную и короткую, чем нащупывать дорогу методом проб и ошибок. Так ли много свободного времени у пользователя-бухгалтера, чтобы им можно было распоряжаться столь нерационально?

И тут необходимо вспомнить о том, что является основной “визитной карточкой” 1С:Бухгалтерии 8.0. А это намного большая свобода действий пользователя по настройке под индивидуальные особенности хозяйственной деятельности предприятия. Ее предшественница, 1С:Бухгалтерия 7.7, была в лице своей типовой конфигурации гораздо более жесткой, безапелляционной. Корреспонденции проводок “зашиты” в алгоритме документа, а любая особенность деятельности выливалась либо в использование ручных и типовых операций, либо заставляла прибегать к доработкам, требующим специалистов, регулярной поддержки и т. п.

В этом смысле 1С:Бухгалтерия 8.0 предоставляет пользователю много свободы в формировании структуры собственных данных из богатой палитры бухгалтерских инструментов. Однако всегда следует помнить, что свобода предполагает ответственность и, преследуя определенную цель, на “семи ветрах” лучше воспользоваться компасом и проложить свою трассу.

Из чего должен состоять наш путь, если мы приступаем к вводу в эксплуатацию новой автоматизированной системы учета? Что мы должны предусмотреть?

Наша работа с базой данных складывается из следующих этапов (рис. 1.1).



Рис. 1.1. Этапы работы с базой данных бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерии 8.0

Образно можно представить, что “здание” нашего учета будет прирастать с каждым месяцем. Согласитесь, что его “устойчивость” (корректность данных) и “комфортность” работы каждого отдельного пользователя (от операторов, вводящих данные, до управленцев, получающих отчеты) в значительной степени будет зависеть от того, насколько продуманно и аккуратно мы построим “фундамент”! Столь же очевидно и то, что “ремонтировать” наспех построенный фундамент во время оперативной работы — дело затратное, поглощающее много ресурсов, требующее, как правило, устранения уже замеченных “трещин” и “перекосов”.

Поэтому значимость подготовительного этапа трудно переоценить.

1.1.1. Заполнение первоначальных данных

Для того чтобы построить надежный фундамент нашей базы, мы должны последовательно ответить на несколько важнейших вопросов:

- Нам необходимо вести учет уже действующего предприятия или вновь созданного?
- Если уже действующего, то на какой системе ведется учет до внедрения 1С:Бухгалтерии 8.0?
- Какие показания/противопоказания существуют к тому, чтобы организовать автоматический перенос данных из прежней системы учета в 1С:Бухгалтерию 8.0?



Рис. 1.2. Дерево вопросов по начальному этапу работы с базой

На рис. 1.2 представлено дерево вопросов и адресация к разделам, которые более подробно комментируют наилучшую последовательность действий в этих случаях.

При этом необходимо помнить одну из главных деталей, отличающих 1С:Бухгалтерию 7.7 от 1С:Бухгалтерии 8.0, — в новой программе заложена возможность вести многофирменный учет. И не исключено, что рекомендации указанных на рис. 1.2 разделов необходимо будет объединять или комбинировать. Комментарии по этому поводу приводятся в разделе 1.1.1.5.

1.1.1.1. Новое предприятие

Если предстоит автоматизировать вновь созданное предприятие, то, очевидно, проблемы ввода или переноса начальных остатков не возникает. А ситуация со структурированием и заполнением важнейших справочников (см. разделы 2.2, 2.4–2.8), с одной стороны, облегчается тем, что требуется формировать их “с чистого листа”, а с другой — усложняется тем, что эту структуру нужно построить, опираясь на стратегические планы развития предприятия. При этом следует в достаточной степени предугадать, представлять себе — насколько необходимо детализировать, скажем, состав затрат, состав подразделений и т. п. для того, чтобы на первом этапе это было необходимое и достаточное количество аналитических позиций, но при этом они представляли бы собой структуру, которую можно впоследствии наращивать (дополнять по необходимости новыми элементами), не нарушая основной идеи построения аналитических объектов (деревьев справочников) и не создавая избыточности, задвоенности аналитических объектов. Главное — эту изначальную структуру продумать и задать. В природе есть простые аналогии — упорядоченная структура кристалла с максимальной долей вероятности будет увеличиваться в виде столь же упорядоченной структуры, неупорядоченная структура не может разрастаться ни во что иное, кроме аналогичного беспорядка. А тревога возникает обычно лишь тогда, когда количество некорректной информации “зашкаливает” за определенный “порог чувствительности” — и тогда приходится вкладывать немалые ресурсы на восстановление информации и приведение ее в рабочий порядок. Нередко часть претензий, предъявляемых к программе, на самом деле обусловлена именно непродуманным “быстрым стартом”.

1.1.1.2. Работающее предприятие, оптимизация данных

Есть ряд основных справочников (в основном, перечисленных в главе 2), которые необходимо заполнить на первом этапе работы с базой. Однако недостаточно просто перенести эту работу на начальный этап.

Особенностью перевода учета работающего предприятия на новую автоматизированную систему является то, что уже существует сложившаяся технология учета, включая и организационные, и специальные учетные моменты. Как правило, имеющаяся структура и наполнение важнейших справочников обусловлены несколькими причинами:

w Особенности хозяйственной деятельности предприятия, выстроенная когда-то и применяемая длительное время система бухгалтерского и налогового учета предприятия.

w Технологические возможности, которыми обладала предыдущая система автоматизации. Как правило, именно ими бывают продиктованы те или иные привычные методы работы и именно их возможное изменение с учетом расширенных возможностей новой системы встречает неоднозначную реакцию при ее внедрении. Даже вне зависимости от того, как именно велся учет на уже работающем предприятии, он стал привычным и в какой-то степени его можно сравнить со “священной коровой”, которую трогать не рекомендуется. Но не всегда старое и привычное означает оптимальное! Тем более в такое время, когда своевременные изменения зачастую служат выживаемости предприятий на рынке.

Поэтому к работе первого этапа необходимо отнестись не только как к чисто механическому “переезду данных” из одной системы в другую, разумно проделать то же, что обычно делается при любом переезде — избавиться от лишнего и переставить необходимое.

Этот этап требует внимательного подхода и качественного исполнения. Для этого, если работа предполагается в организации с разнообразными видами деятельности и большим штатом пользователей, очень полезным будет создание технического задания на заполнение этих справочников, согласованное со всеми заинтересованными подразделениями. Этот совет не обязателен к применению, но дальнейшее рассмотрение взаимосвязей объектов, возможно, докажет правомерность такой позиции. Если взглянуть глубже, то лучше провести организационно-управленческий аудит. Подключать заведомо перепутанные и переплетенные связи внутрифирменных отношений и документооборота к новой сложной системе вряд ли разумно и уж тем более, если мыслить стратегически, вряд ли экономически эффективно.

1.1.1.3. Работающее предприятие, ручной перенос данных

Для целей данного раздела первый этап работы с базой данных обобщенно можно свести к двум процессам: заполнению справочников и вводу начальных сальдо.

Отношение к заполнению справочников следует разделить. Есть те, которые крайне важны для сборки себестоимости (например, Статьи затрат, Номенклатурные группы, Подразделения), но по ним если и существуют начальные сальдо, то только по незавершенному производству. Тем не менее их важность столь велика для всей дальнейшей работы, что их ввод лучше произвести без спешки и до начала оперативной работы. Другие справочники однозначно сопряжены с начальными сальдо, например, Номенклатура, Контрагенты, хотя, скорее всего, состав необходимых элементов самих справочников намного больше, чем это необходимо для ввода остатков. Разумеется, самым очевидным является, на первый взгляд, вариант ввода элементов этих справочников одновременно с вводом остатков. Однако в этом случае, вероятнее всего, придется впоследствии дополнять справочники теми объектами, которые необходимы, но по которым нет переходящих остатков. Представляется все же, что вводить элементы справочников отдельно от последующего ввода остатков лучше с точки зрения заполнения самих справочников, так как в ином случае для оператора, вводящего эти сведения, объединяются в один процесс два важных действия, а это повышает риск ошибки.